Otomasi Perpustakaan IAIN Kediri

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa otomasi perpustakaan diartikan sebagai penggunaan teknologi komputer untuk pengelolaan perpustakaan seperti pendataan buku, pengolahan buku, peminjaman dan pengembalian koleksi dalam bentuk fisik, pelaporan (koleksi, kenggotaan, transaksi dan lain sebagainya). Tugas pengelolaan perpustakaan yang begitu komplek menuntuk adanya inovasi-inovasi agar pengelolaan dapat berjalan dengan baik. Apalagi jika pengelolaan perpustakaan dilakukan hanya oleh satu atau dua orang petugas saja.

Pada umumnya, tugas perpustakaan dianggap sebagai tugas yang dapat dilakukan sambil lalu saja. Sehingga dibanyak tempat, tugas pengelolaan perpustakaan hanya dilakukan oleh petugas yang sangat kurang memadai terutama dalam hal kuantitas. Bahkan dibanyak tempat (terutama sekolahan), petugas perpustakaan harus merangkap jabatan sebagai pengelola administrasi dan juru ketik bagi guru atau karyawan lain ditempatnya bekerja. Hal inilah yang menjadikan perpustakaan hanya sebagai penghias dalam lembaga pendidikan. Agar fenomena ini tidak terjadi di perpustakaan, pengelola perpustakaan dituntut untuk melakukan inovasi dan pengembangan layanan yang tidak hanya sekedar melayani peminjaman buku saja, namun juga harus berinovasi dan bersinergi dengan perkembangan teknologi saat ini.

Perkembangan teknologi sekarang ini juga sudah menjamah dunia perpustakaan. Salah satu perkembangan teknologi perpustakaan adalah sudah banyaknya aplikasi-aplikasi perpustakaan yang dikembangkan dan berbasis opensource. Dengan adanya perkembangan teknologi perpustakaan di bidang software ini, pengelola perpustakaan akan semakin dimudahkan untuk melakukan pekerjaannya dan petugas juga akan semakin mudah dalam melaksanakan pengembangan perpustakaan.

Software perpustakaan sendiri juga selalu berkembang sesuai dengan tuntutan layanan dan perkembangan zaman. Terdapat banyak versi software perpustakaan yang beredar di pasaran. Banyaknya versi software ini disebabkan karena setiap lembaga mempunyai karakteristik yang berbeda-beda. Secara garis besar, software perpustakaan dibagi menjadi software dengan versi berbayar dan software versi opensource. Namun dalam perkembangannya, software opensource -lah yang dapat berkembang dengan pesat dan banyak digunakan oleh perpustakaan.

Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Kediri pertama kali membangun otomasi perpustakaan pada tahun 2005. Proses otomasi ini dilakukan karena jumlah koleksi yang terus bertambah, jumlah pemustaka yang semakin banyak, petugas perpustakaan yang terbatas, transaksi peminjaman dan pengembalian yang banyak, sampai pada kebutuhan pembuatan laporan pengelolaan perpustakaan. Untuk membantu pengelolaan perpustakaan yang kompleks tersebut, akhirnya dilakukan proses otomasi perpustakaan.

Aplikasi perpustakaan yang digunakan dalam otomasi perpustakaan IAIN Kediri adalah aplikasi SIMPus (Sistem Informasi Perpustakaan). Aplikasi ini merupakan aplikasi berbasis desktop yang dibangun dari aplikasi CDS/ISIS. CDS/ISIS (Computerised Documentation Service / Integrated Set of Information Systems) merupakan aplikasi yang disebarkan oleh UNESCO pada tahun 1985. Aplikasi ini diperuntukkan sebagai aplikasi bibliografis yang bertujuan untuk memudahkan dalam proses temu-kembali koleksi perpustakaan. Perpustakaan IAIN Kediri menggunakan aplikasi SIMPus ini selama kurang lebih 4 (empat) tahun.

SIMPus diperuntukkan hanya untuk pengelolaan perpustakaan skala kecil dan menengah. Dengan pengembangan koleksi yang terus meningkat, maka SIMPus dianggap sudah tidak relevan lagi dengan kondisi perpustakaan pada saat itu. SIMPus hanya dapat menyimpan data sampai 20.000 record saja. Padahal pada tahun 2007, koleksi perpustakaan sudah mencapai 18.000 record. Sehingga seringkali record transaksi tidak tercatat dalam sistem dan harus menghapus record-record terdahulu agar record yang baru dapat tersimpan dalam database.

Untuk mengantisipasi semakin bertambahnya record yang harus disimpan, maka perlu adanya alternatif aplikasi yang dapat menyimpan record yang lebih besar. Pada waktu itu ada beberapa software alternatif yang dijadikan pertimbangan. Beberapa diantaranya adalah WIN/ISIS yang merupakan pengembangan dari CDS/ISIS, IGLOO yang juga merupakan pengembangan dari aplikasi WIN/ISIS, serta LASer (Library Service) yang dikembangkan oleh Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang. Namun dalam perkembangannya, software-software tersebut belum memenuhi espektasi dan perlu adanya software alternatif lain yang dapat dijadikan sebagai software pengelolaan perpustakaan.

Pada akhir tahun 2007, muncul wacana pengembangan sistem secara mandiri yang sesuai dengan karakteristik Perpustakaan IAIN Kediri. Perancangan sistem sudah dibuat sesuai dengan karakteristik perpustakaan IAIN Kediri dan aplikasi juga sudah dibuat dalam versi desktop dengan basisdata yang disimpan dalam MySQL. Belum sampai pada proses penerapan aplikasi tersebut, pada bulan November 2007 telah diluncurkan aplikasi berbasis opensource dengan nama Senayan yang berbasis WebBase Application.

Secara alur sistem, Software Senayan memiliki karakteristik yang sesuai dengan aplikasi yang ingin dikembangkan oleh Perpustakaan IAIN Kediri. Namun Senayan memiliki kelebihan dalam interface yang dibangun dalam webbase application. Sehingga dilakukan kajian terhadap aplikasi Senayan ini sebelum diterapkan untuk level produksi, terutama kemungkinan migrasi data dari aplikasi SIMPus ke aplikasi Senayan.

Penerapan aplikasi Senayan dilakukan pada akhir tahun 2008 setelah proses migrasi data dari SIMPus ke Senayan berhasil dilakukan. Pada waktu itu, Senayan sudah versi yang ke-3 stable 7. Proses migrasi dilakukan melalui proses yang panjang karena masih sedikitnya referensi tentang migrasi CDS/ISIS ke database berbasis MySQL. Setelah keberhasilan proses migrasi, muncul masalah baru ketika yang dapat di migrasikan kedalam database hanyalah data-data bibliografi-nya saja. Data-data anggota dan transaksi tidak dapat dimigrasikan ke database Senayan sehingga perlu adanya kebijakan terkait dengan transaksi-transaksi yang sudah dilakukan menggunakan aplikasi SIMPus. Kebijakan yang diambil adalah menerapkan dua aplikasi selama satu semester. Proses peminjaman dilakukan dalam database Senayan, namun untuk proses pengembalian menggunakan dua software. Jika data yang di scan dalam proses pengembalian tidak ada dalam database Senayan, maka data transaksi tersebut akan di cek dalam database SIMPus. Proses ini berlangsung kurang lebih selama satu semester sampai proses pengembalian koleksi dalam database SIMPus dianggap sudah selesai.

Dalam perkembangannya, Perpustakaan IAIN Kediri juga melakukan pengembangan sistem pada aplikasi Senayan. Beberapa pengembangan yang dilakukan diantaranya adalah pembuatan entrygate berbasis selenoid. Pengembangan sistem ini dimulai pada tahun 2009. Pengembangan ini dilakukan karena pencatatan kunjungan perpustakaan yang tidak maksimal. Pemustaka masih enggan untuk mengisi absensi komputer yang sudah disediakan. Karena itulah dibangun entrygate yang dapat mengunci otomatis dan diperlukan scan kartu keanggotaan untuk membuka kunci entrygate.

Pada tahun 2013, Perpustakaan IAIN Kediri juga berhasil mengembangkan integrasi antara aplikasi Senayan dengan teknologi RFID. Radio Frequency Identification (RFID) ini merupakan teknologi pengenalan obyek berbasis gelombang radio. Pengembangan ini dilakukan karena banyaknya koleksi yang hilang dan keluar dari perpustakaan tanpa melalui proses peminjaman. Kebanyakan koleksi yang dibawa oleh pemustaka diselipkan dalam baju atau disembunyikan pada bagian-bagian tertentu. Untuk memudahkan pengidentifikasian, maka perlu adanya sistem keamanan yang mampu menembus baju atau peralatan lainnya.

Pada tahun 2015, Perpustakaan IAIN Kediri juga mengembangkan layanan peminjaman mandiri. Layanan ini merupakan pengembangan aplikasi Senayan dengan basis desktop aplikasi. Aplikasi ini dibangun karena terlalu panjangnya antrian peminjaman yang dilakukan oleh petugas. Antrian semakin panjang pada waktu menjelang jam istirahat dan jam tutup. Petugas yang terbatas menjadi salah satu penyebab antrian di counter peminjaman. Ide awal peminjaman mandiri terinspirasi dari layanan Anjungan Tunai Mandiri (ATM) dimana pemustaka melakukan peminjaman secara mandiri di counter yang telah disediakan. Dengan semakin banyaknya counter peminjaman mandiri, maka antrian semakin bisa dihindari.

Perpustakaan IAIN Kediri sampai saat ini masih menggunakan database Senayan yang sudah bermetamorfosis menjadi SLiMS (Senayan Library Management System). Selain itu, perpustakaan juga terus aktif melakukan pengembangan sistem sesuai dengan kebutuhan layanan perpustakaan. Dengan adanya pengembangan sistem yang dilakukan diharapkan layanan perpustakaan bisa semakin efektif dan efisien.

 

Kajian Pustaka :

https://id.wikipedia.org/wiki/CDS/ISIS. Diakses pada 13 Oktober 2020.

https://library.iainkediri.ac.id/2020/09/08/otomasi-dan-digitalisasi-di-perpustakaan/. Diakses pada 13 Oktober 2020.

 

Oleh. Muhamad Hamim

About author